未依法置备公司文件资料， 董事高管或面临民事索赔!

一、《公司法司法解释四》的新规定

《公司法司法解释四》第12条规定：“公司董事、高级管理人员等未依法履行职责，导致公司未依法制作或者保存公司法第三十三条、第九十七条规定的公司文件材料，给股东造成损失，股东依法请求负有相应责任的公司董事、高级管理人员承担民事赔偿责任的，人民法院应当予以支持。”

根据《公司法》第33条和第97条的规定，公司应当依法制作和保存的文件资料如下：

（1）公司章程、股东名册

（2）股东会会议记录、董事会会议决议、监事会会议决议

（3）财务会计报告

二、《公司法司法解释四》规定的董事高管赔偿责任的理解

（一）董事、高级管理人员如何认定？

《公司法》未对董事进行界定，但是通常理解董事组成董事会，董事会是公司的执行机构，负责执行股东（大）会的决议；按照中国公司法实践，董事通常会在工商主管部门登记备案，虽然概念较为模糊，但是实践中却比较容易识别董事具体主体身份。

《公司法》第216条规定，公司的高级管理人员是指公司的经理、副经理、财务负责人，上市公司董事会秘书和公司章程规定的其他人员。因此，概念上高级管理人员的界定是比较明确的。

但是，实践中存在以下可能情况，增加了公司董事、高管的认定难度：

（1）在册高级管理人员与实际履行相关职务的人员不一致，即实践中存在大量的虚职或代登记/备案的情况

（2）公司在实际运营中存在借用西方公司制度中的职务设置或国有企业遗留职务设置等，如CEO、总裁、副总裁、总监、总工程师、部长等职务，存在高级管理人员职务名称五花八门，按照法定解释无法直接辨别的困难。

从《公司法》的规定及中国公司实践来看，公司高级管理人员的设置过程通常存在以下程序，这些程序在司法实践中可供认定董事、高管时参考：

（1）有规范的书面任命文件，如集团公司或主管部门的任命文件（常见于国资企业）；

（2） 经公司股东（大）会决议任命或选举，记载于公司章程之中；

（3）经公司执行董事/董事会正式任命，并依公司章程概括规定该职务属于公 司高级管理人员

特别地，存在虽然未经过上述规范程序任命，但是仍旧存在实际行使公司董事或高级管理人员职能者与经上述方式任命者不相符的情况。此时在认定时需要按照内外有别的的原则，在处理公司与股东以外的第三人之间的关系时，应当按照公司登记机关公示、公司章程、实际委任和履行职责情况进行认定；在处理公司内部关系时，则应当依次按照公司章程、实际委任和履行职责情况进行认定。

（二）董事和高管依法负有哪些制作/保存公司文件资料的义务？

《公司法司法解释四》第12条规定的公司文件资料是否为完全列举？

显然不是，公司的经营过程中形成的文件资料类型多样，无法完全列举。该条规定旨在保护股东的有限的法定知情权，因此即使超过该规定范围的文件资料原则上不受该条约束。但是，一个比较有争议的问题是，公司的会计账簿和财务凭证是否该范围？

按照最高人民法院的官方解释，本条旨在保护股东的法定知情权，因此相关文件资料的范围是法定的，有限的。原则上除了已经列明的文件资料外，董事、高级管理人员损害法定知情权以外的股东知情权利益的，不适用该规定。以此平衡股东知情权与公司的正常经营。但是，依股东知情权案件司法实践，股东知情权的范围已延伸至公司的账簿和会计凭证，那么董事、高级管理人员未置备账簿和会计凭证是否承担赔偿责任？规则上不明确，还有待司法实践进一步探索。

（三）股东的损失如何界定？

按照最高人民法院的官方解释，董事、高级管理人员为依法履行置备公司文件材料职责的行为给股东造成的损失指的是经济利益损失，且从实践来看，主要是由于公司会计账簿被故意隐匿或者销毁所导致。此时，股东遭受的损失主要包括：

（1）难以证明公司具备可分配利润并请求公司分配利润

（2） 难以证明公司具有可分配剩余财产并请求相应分配

（3）因无法阻止公司清算而依法承担赔偿责任等带来的损失

实际上，通过行使知情权还可以探查公司董事、高级管理人员是否存在其他损害公司或股东利益的情形，从而通过股东代表诉讼或直接诉讼挽回损失。所以，股东损失的类型是多元的，但是损失的证明难度很高。那么，如果股东无法明确证明损失，是否可以提出合理数额的赔偿请求或请求法院酌定？尚不明确。但是，股东往往需要通过行使知情权来判断自己利益受损的情况，此时要先证明自己的损失，有本末倒置之嫌，具体如何权衡，尚待司法实践进一步探索。

三、董事、高管赔偿责任的延伸理解

《公司法司法解释四》规定的董事、高级管理人员的赔偿责任实际是《公司法》第152条股东代表诉讼的延伸。负有置备公司文件资料的董事、高级管理人员怠于置备的，属于渎职行为，不仅损害了公司的利益，也损害了请求知情的股东的权利，因此股东有权代表诉讼。

基于以上理解，可以对《公司法司法解释四》规定的董事、高级管理人员赔偿责任或许可以做以下延伸理解：

（1）董事、高级管理人员已履行置备公司文件资料的义务，但是因公司故意损毁导致股东无法行使知情权的，负责制作或保存公司文件资料的董事、高级管理人员可以豁免赔偿责任，应当由损毁灭失的人员承担责任；

（2）如果董事、高级管理人员制作虚假或不完整的公司文件资料，其实质仍旧是渎职行为，不能规避《公司法司法解释四》的规定，仍应承担赔偿责任。

最后，基于《公司法司法解释四》的上述规定，依法置备公司文件资料已经责任到人，司法层面已经强化了董事、高级管理人员的履职要求。因此建议公司董事、高级管理人员忠实履职，按照法律及公司章程、内部管理制度划定的职责边界履行制作或保存公司文件资料的义务，并在履职和应对股东索赔诉讼时通过以下途径和方式维护自己的权益：

（1） 按照职责权限忠实履行职责，对控股股东、实际控制人的不合法要求及时规劝，并保留履职的相关证据，以豁免自身责任；

（2）妥善制作或保管与职责相关的公司文件资料，不参与任何故意损毁行为；

（3）  在面对股东索赔诉讼时，提供已履行依法制作或保存公司文件资料的义务及其他基于事实的阻却事由，以免除或减轻己方责任；

（4）转变观念，老板的要求无法对抗法律规定，董事、高级管理人员需要以一种对自身负责的态度勤勉尽责，合法规范履职。